Ești un manager priceput, care știe ce vrea de la businessul lui. Ai strâns câțiva clienți fideli, ai angajați care știu ce fac, depozitul ți organizat și ai destule comenzi care aduc profit. Totul merge ca pe roate. Însă există o singura problemă: ceva se întâmplă cu produsele pe durata transportului. Ajung la clienți deteriorate sau sunt livrate la adresa greșită; unele chiar se pierd pe drum. Fiindcă nu ai un sistem organizat care să-ți arate de ce s-au produs aceste erori, nu știi unde se greșește și cum poți evita asemenea situații neplăcute. Dacă te regăsești în acest scenariu, avem o soluție pentru tine. Se numește TMS (Transportation Management System sau, pe românește, sistem de management al transportului).
Este un software care te ajută la optimizarea rutelor și gestionează procesele logistice dintr-o firmă. Este destinat în special companiilor de distribuție cu rețea proprie de șoferi și face adesea parte dintr-un sistem mai mare de management al lanțului de aprovizionare.
În acest articol vom vorbi despre ce este TMS și cum îți poate ajuta firma.
Descoperă cele 7 Tipuri de Software-as-a-Service (SaaS).
Ce este TMS?
Transportation Management System este un software ce folosește tehnologie avansată pentru a optimiza și planifica rutele de transport, să se asigure că toate documentele sunt în ordine și să-l asiste pe manager în programarea operațiunilor. TMS oferă vizibilitate completă în operațiunile zilnice din firmă, ai mereu toate documentele și informațiile la dispoziție și asigură livrarea la timp a comenzilor. Toate costurile vor fi afișate pe un ecran. Mai mult decât atât, acest sistem îmbunătățește și fluidizează procesul de expediere indiferent dacă sunt maritime, aeriene sau rutiere. Sistemul este 100% disponibil online și poate fi accesat de oriunde cu ajutorul aplicației mobile, atâta timp cât există o conexiune la Internet.
Software-ul TMS are două elemente importante:
- Aplicația web: Este folosită de manager, cel care controlează și stabilește rutele. Astfel, TMS permite extragerea datelor din sistemul ERP (Enterprise Resource Planning), vizualizarea documentelor corespunzătoare, alocarea activității pentru fiecare angajat și planificarea optimă de rute.
- Aplicația mobilă: Este folosită de către șoferi. Poate fi instalată pe orice telefon sau tabletă și vine împreună cu un sistem eficient de navigație GPS. Astfel, sediul central poate fi mereu în contact cu livratorul iar managerul va fi conștient de ruta aleasă și de problemele care pot apărea pe parcurs.
TMS acoperă o gamă variată de activități, de la planificarea rutelor până la calcularea costurilor. De asemenea, monitorizează activitatea tuturor angajaților. Comenzile sunt procesate automat iar documentele sunt emise pe loc cu ajutorul unor template-uri. Managerul poate administra rolurile fiecărui angajat și sistemul poate emite sugestii pentru îmbunătățire. Mai mult decât atât, TMS se integrează ușor cu alte sisteme software cum ar fi ERP și WMS (Warehouse Management System).
Dacă ești curios de puterea acestor sisteme, află mai multe despre ERP în acest articol. De asemenea, descoperă ce înseamnă WMS aici.
Cum funcționează?
Nu este un proces complex. TMS preia coordonatele clienților din aplicația mobilă și le afișează în aplicația web. Astfel, datele vor fi mereu sincronizate și ai acces la ele de oriunde. Toate aceste informații, adresele clienților, restanțele, încasările, vor fi la îndemână în timp real. În aplicația web se pot seta datele șoferilor ca să se poată crea traseele optime în funcție de condițiile actuale.
Modulul de rutare ajută la optimizarea traseului. Prin acest modul, TMS îți oferă vizibilitate completă asupra coordonatelor transmise de livrator. Vei fi la curent cu clienții care au fost vizitați sau nu și vei vedea ușor statusul de livrare. Toate aceste date vor putea fi vizualizate în rapoarte generate automat de către sistem. Vei știi tot ce contează, de la câți kilometri s-au efectuat până la potențiale abateri.
Șoferul va avea mereu factura corespunzătoare la el, mai ales dacă totul este online. Va putea selecta din facturile disponibile și poate vizualiza oricând conținutul (cantitate, preț, denumirea produsului). Cu ajutorul sistemului TMS, șoferul încasează facturile restante, total sau parțial. După confirmare, se va printa o chitanța pe imprimanta termică conectată prin bluetooth la terminal. Toate încasările efectuate în acea zi se importă direct în sistemul principal, de obicei ERP.
La final de zi, după ce șoferul a terminat livrarea, trimite toate datele de pe aplicația mobilă și generează un bordero de încasări. Acest document va fi trimis mai departe către aplicația web, unde tu poți vedea toate aceste informații. Astfel, vei știi tot timpul dacă s-a produs o eroare sau dacă un angajat nu este eficient.
Avantajele unui software TMS
TMS este un sistem flexibil și are o interfață intuitivă. Nu va prezenta probleme atunci când vine vorba de folosirea lui. Angajații vor învăța rapid cum să folosească aplicația și va fi o metodă eficientă pentru a crește productivitatea. TMS ajută la scăderea timpilor de livrare și elimină erorile umane. Astfel, vei avea un control mai mare asupra costurilor și profitului, și vei crește calitatea serviciilor. Compania ta va reuși, într-un final, să se dezvolte așa cum ți-ai dorit.
Hai să ne uităm la câteva dintre cele mai importante beneficii:
Crește satisfacția clienților
Cu ajutorul rapoartelor create de către sistem, poți vedea ce produse se cumpără cel mai des și cât de satisfăcuți sunt clienții de serviciile tale. Vei putea alege cea mai eficientă opțiune de transport bazat pe datele oferite de TMS. Astfel, produsele tale vor parcurge distanța în siguranță și, cel mai important, în timp util. Clienții tăi nu se vor mai plânge de faptul că produsele lor nu ajung la timp sau ajung într-o stare deplorabilă. Nu vei mai pierde timp și bani prețioși.
Reduce timpul pentru inventar
TMS ajută la îmbunătățirea eficienței din depozit. TMS și WMS lucrează împreună pentru a-ți oferi vizibilitate în timp real asupra activităților din firmă. Astfel, tu vei putea lua decizii mai bune și salvezi din costuri. Mai mult decât atât, vei scăpa de ineficiențe și de erorile create de angajații tăi. Vei avea mai mult timp să te ocupi de alte proiecte mai importante. Fiindcă TMS îți va crește încrederea în puterile proprii, mai ales că vei avea clienți mai satisfăcuți, vei putea plănui inventarul mai bine folosindu-te de preziceri.
Îmbunătățirea fluxului de numerar
Un sistem TMS robust îți oferă posibilitatea de a optimiza modul de livrare. Ca și rezultat, fiindcă vei face alegerea corectă judecând după datele oferite de TMS, poți economisi enorm. Astfel, fiindcă clienții sunt mulțumiți de serviciile tale, vei scoate un profit mai mare. Prin reducerea proceselor manuale, vei scădea numărul de întârzieri și vei elimina taxe costisitoare. Toate procesele se desfășoară într-un mod mai eficient ca tu să te poți bucura de mai mult timp liber.
Ai nevoie de TMS?
Orice firmă de distribuție care are o rețea mare de transport are nevoie de acest software. Metodele învechite și manuale nu mai fac față cerințelor acestui secol. Este nevoie de modernizare și automatizare pentru a putea supraviețui în această lume care mai mult se regăsește online. Cu TMS, poți livra mai multă marfă într-un timp mai scurt și la costuri minime. Aplicațiile sunt ușor de folosit. Soluția poate fi implementată treptat sau integral, și dispune de module individuale. Vei putea alege doar ce-ți trebuie, după cerințele și nevoile tale. Nu vei plăti în plus pentru ce nu ai nevoie. TMS este pentru tine dacă dorești o schimbare înspre bine și dacă vrei să ai o vizibilitate completă asupra întregului proces de livrare.
Noi te putem ajuta să iei decizia corectă. Dacă ai întrebări legate de aplicația TMS, poți să ne scrii oricând.
