Depozitul tău ar trebui să fie un sanctuar, un loc organizat care funcționează fără nicio problemă. Într-o lume ideală, angajații tăi găsesc tot ce au nevoie, produsele sunt aranjate frumos pe rânduri și știi tot timpul câte produse ai în stoc. Într-o lume ideală, nu există probleme cu comenzile și scoți un profit mare de pe urma clienților tăi loiali. Totul se livrează la timp și nu există prea multe retururi. Toată lumea este fericită. Dar acest lucru este posibil doar cu ajutorul software-ului Warehouse Management System.
Pentru că, din păcate, realitatea este diferită.
De multe ori te simți neputincios atunci când lucrurile nu merg cum trebuie și nu știi de unde provine problema. Baza de date pe care o folosești pentru a urmări produsele din stoc nu este actualizată în timp real iar rapoartele nu sunt exacte. Nu știi câte produse mai sunt în stoc iar angajații pleacă să livreze comenzi fără să aibă toate informațiile la dispoziție. Produsele din depozit nu sunt aranjate frumos, nu sunt organizate cum trebuie și angajaților pierd mult timp căutând ce au nevoie. Rezultatele sunt costuri pierdute pe comenzi livrate greșit și clienți care nu sunt satisfăcuți de serviciile tale.
Soluția pentru această problemă?
Un sistem WMS (abreviere de la Warehouse Management System) care se ocupă cu controlarea produselor dintr-un depozit. Astfel, firmele pot să gestioneze mai bine stocul de marfă din depozit din momentul în care intră în el și atunci când pleacă. Așadar, în acest articol vei descoperi ce înseamnă WMS, cum funcționează și avantajele acestui sistem.
Descoperă cele 7 Tipuri de Software-as-a-Service (SaaS).
Ce este Warehouse Management System?
După cum am menționat mai devreme, Warehouse Management System este un software (sau o aplicație) care se ocupă cu gestionarea mărfii din depozit. Cu un asemenea sistem, companiile pot să îmbunătățească gestiunea stocurilor din depozit. WMS permite automatizarea fluxului de lucru dintr-un depozit, astfel angajații vor deveni mai productivi. Totodată, se automatizează și documentele esențiale dintr-o firmă, cum ar fi inventarierea produselor sau informațiile despre produse. Toate aceste date sunt obținute în timp real, deci vei știi constant ce se întâmplă în depozitul tău. O soluție WMS urmărește recepția produselor, depozitarea lor, expedierea lor către client și inventarierea mărfii ca parte a procesului de aprovizionare. WMS este atât software cât și hardware. Părțile componente dintr-un sistem WMS sunt serverele, dispozitivele mobile pentru scanarea codurilor de bare și cântare.
WMS poate face parte dintr-un sistem ERP (Enterprise Resource Management), însă poate veni și separat. Beneficiile colaborării dintre ERP și WMS sunt dovedite, totuși, și împreună formează o soluție completă. Cele două sisteme lucrează împreună pentru a controla orice mișcare din depozit în timp real. Astfel, se întâmplă un lucru important: nu mai există erori care te pot costa.
Descoperă ce înseamnă ERP în acest articol.
Ce activități acoperă WMS?
La început, WMS avea doar câteva funcții simple, mai mult având legătură cu informațiile legate de produsele stocate. În zilele noastre, lărgimea funcționalității WMS variază mai mult, de la cele mai bune practici de bază în alegerea, împachetarea și livrarea serviciilor până la programe sofisticate care coordonează interacțiunile avansate. De asemenea, s-au dezvoltat și activitățile ce le acoperă acest sistem, cum ar fi:
- Recepția mărfii: Se realizează cu ajutorul unui cititor de coduri de bare mobil. Prin intermediul acestora, se pot scana mărfurile la sosirea în depozit. Dacă sistemul este integrat cu ERP, atunci comenzile de aprovizionare sunt create în sistemul ERP și mai apoi exportate în WMS. Comenzile sunt tot timpul actualizate.
- Amplasarea mărfii în depozit: Angajații din depozit au o imagine mai clară asupra spațiului disponibil pentru depozitare. WMS oferă și sugestii de plasarea a mărfii pentru a salva din spațiu și pentru o coordonare mai bună în depozit. Accesul la produse poate să fie făcut cât mai repede posibil.
- Preluarea produselor: Reprezintă activitatea de colectare a mărfurilor din depozit și se face pe baza comenzilor clienților înregistrate în sistemul ERP. Angajații văd comenzile direct de pe dispozitivul mobil și efectuează alegerea în conformitate cu ruta optimă sugerată de sistem.
- Ambalare și etichetare: Comenzile clienților sunt ambalate pentru a fi livrate la destinație pe baza listelor de livrare generate de sistemul WMS. Cu ajutorul imprimantei termice, fiecare cod de bare este atașat la fiecare comandă. Astfel, identificarea lor poate să fie făcută mai rapid.
- Livrarea comenzilor: Comenzile sunt încărcate în mașini conform regulilor prestabilite, în funcție de locația de livrare.
- Inventar: Întregul proces funcționează pe baza listelor de inventar generate de către WMS. Utilizarea scanerelor de coduri de bare contribuie la o creștere a preciziei și la finalizarea proceselor de inventar într-un timp mult mai scurt.
Cum funcționează WMS?
WMS se sincronizează cu sistemul ERP pentru a prelua toate datele necesare. Aplicația mobilă se conectează cu sistemul WMS și preia toate informațiile prin intermediul WI-FI-ului. De pe dispozitivul mobil poți afla și alte date despre produs, cum ar fi denumirea, stocul și prețul acestuia prin simpla scanare a codului de bare. Mai apoi, fiindcă produsul este scanat, se adaugă automat în aplicație. Angajații pot vedea tot ce îi interesează direct în aplicația WMS. Se generează un raport care evidențiază părțile negative și cele pozitive, astfel ai o imagine mai clară asupra activităților din firmă. WMS mai scanează marfa la intrarea și ieșirea din depozit, iar datele sunt actualizate în sistem în timp real. După scanarea și validarea comenzilor, se pot crea facturi ce se trimit către sistemul ERP.
WMS este un sistem variat, așa că există mai multe tipuri. Însă doar 3 sunt cele mai populare modele. Acestea sunt:
Sistem independent
Este sistemul tipic local care este implementat pe hardware-ul și rețeaua nativă a companiei. Majoritatea sistemelor WMS sunt pachete independente de la părți terțe care trebuie integrate cu restul software-ului tău (cum ar fi ERP). Însă integrarea programelor externe este un proces plin de provocări, cum ar fi introducerea de date duplicate, întârzieri de informații și cheltuieli legate de personalizare. Acest tip de WMS este o opțiune cu un cost scăzut, dar nu are avantajele unui sistem WMS mai integrat.
WMS bazat pe Cloud
Cloud este un spațiu de stocare virtual care a devenit tot mai popular în multe firme. Toate datele tale sunt stocate într-un singur loc aflat în afara locației, ceea ce oferă agilitate, flexibilitate și scalabilitate unei firme. Un sistem WMS bazat pe Cloud este de fapt un model de software bazat pe software-as-a-service (SaaS). Află mai multe despre aplicațiile SaaS citind acest articol. Avantajele software-ului WMS în Cloud includ o bună flexibilitate, o rată mai mare de recuperare a datelor în caz de dezastru, scalabilitate și securitate.
Module ERP
WMS funcționează mai bine împreună cu ERP. WMS se sincronizează cu ERP pentru a putea transmite toate datele de care ai nevoie și creează rapoarte eficiente și pline de informații. Acest tip de soluție oferă un proces de contabilitate mai bun, mai multe comenzi de vânzări și managementul livrărilor fără interfețe dezordonate care nu transmite datele în timp real.
Beneficii
Care sunt cele mai importante beneficii oferite de Warehouse Management System? Le vom enumera mai jos:
- Ajută la optimizarea stocurilor. Astfel, vei avea un spațiu mai organizat care te va ajuta să găsești rapid produsele de care ai nevoie. Inventarierea se va face rapid și ușor iar tu nu îți vei mai bate capul cu organizarea mărfii.
- Înregistrează automat datele din depozit. Sistemul WMS organizează toate datele și le listează într-un mod simplu de vizualizat—iar totul se întâmplă în timp real. Toate aplicațiile sunt conectate între ele, deci nimic nu îți va scapa în rapoartele generate.
- Reduce timpul folosit pentru a gestiona produsele. Angajații vor fi mai productivi datorită unui sistem bine organizat și ușor de folosit. Crește gradul de onorare a comenzilor deoarece angajații vor știi tot timpul unde sunt produsele și câte mai sunt în stoc.
- Crește satisfacția clienților prin eliminarea erorilor. Va exista o rată mai mică de erori produse de o livrare a unei comenzi greșite și va crește mulțumirea clienților față de serviciile și produsele tale.
- O analiză mai bună a activităților din firmă. Împreună cu ERP, WMS asigură o acuratețe sporită și un timp mai scurt pentru obținerea rapoartelor. Oferă acces în timp real la informații despre produse iar angajații pot găsi produsele mai rapid.
Cu un soft WMS în firmă, poți ajunge departe și poți să-ți întreci rivalii. Fiindcă angajații vor învăța rapid cum să folosească aplicația, vor deveni mai productivi și vor livra mai multe comenzi—ceea ce te va face mai fericit.
Dar totuși te poți întreba…
Ai nevoie de WMS?
Da. Cu siguranță ai nevoie de un soft WMS, mai ales dacă gestionarea mărfii din depozit este o bătaie de cap pentru tine. Fără un WMS, inventarierea îți consumă mult timp (și timpul angajaților tăi), iar timpul înseamnă bani. De multe ori întâmpini erori în procesul de livrare, ceea ce duce la rezultate nesatisfăcătoare. Nu ai o metodă eficientă în care poți să vezi ce fac angajații, mai ales că vezi cum descrește productivitatea lor dar nu știi de unde provine problema. Poate pentru că ai mai auzit un angajat care se plânge că nu găsește produsul de care ai nevoie sau îl găsește greu pentru că depozitul nu este organizat. Informațiile de care au nevoie nu este la dispoziția lor iar tu pierzi controlul asupra produselor tale.
Nu sună ca și un scenariu fericit, nu?
Ai citit tot ce îți poate oferi WMS, deci imaginează-ți acum cât de ușoară îți va fi viața ta dacă ai folosi o asemenea soluție în firma ta. Dacă îți poți imagina o viață mai bună, este timpul să pui acest plan în acțiune. Noi te putem sfătui și te ajutăm să implementezi WMS în organizația ta. Pe lângă asta, îți oferim o soluție personalizată după nevoile tale. Această soluție va fi asul din mânecă și cheia succesului tău.
Citește: 10 Caracteristici pe care trebuie să le cauți într-un sistem WMS.
